Um mehr Transparenz bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch Unternehmen zu schaffen, hat der europäische Gesetzgeber eine neue Informationspflicht eingeführt. Schon bei der Datenerhebung sollen Sie als Bewerber erfahren, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert und für welche Zwecke diese verarbeitet werden. Die nachfolgenden Informationen erhalten Sie aufgrund von Art. 13 DS-GVO.
1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter
Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist die Rheinland-Pfalz Tourismus GmbH, Löhrstr. 103-105, 56068 Koblenz, vertreten durch den Geschäftsführer Stefan Zindler.
Sie erreichen den Verantwortlichen unter folgenden Kontaktdaten: Telefon +49 (0) 261 – 915200, Telefax +49 (0) 261 – 9152040, E-Mail: info@rlp-tourismus.de.
Den Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:
MORGENSTERN consecom GmbH
Große Himmelsgasse 1
67346 Speyer
Telefon: +49 (0) 6232 – 100119 44
2. Zwecke, Rechtsgrundlagen und Bereitstellung Ihrer Daten
2.1
Ihre personenbezogenen Daten werden dazu verarbeitet, das Bewerbungsverfahren durchzuführen und Sie in diesem Rahmen zu beurteilen. Ferner verwenden wir Ihre Daten dazu, um mit Ihnen zu kommunizieren und unsere Interessen im Fall einer rechtlichen Auseinandersetzung zu wahren.
Die Zulässigkeit dieser Verarbeitung richtet sich grundsätzlich nach § 26 Abs. 1 BDSG (neu), wonach Ihre personenbezogenen Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden dürfen, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Sie sind in Bezug auf die zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlichen Daten zur Bereitstellung verpflichtet. Ohne diese Daten können wir Sie nicht berücksichtigen.
Die Zulässigkeit der Verarbeitung richtet sich in manchen Fällen ferner nach Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO (berechtigtes Interesse). Unser berechtigtes Interesse besteht in der Beurteilung Ihrer Leistungsfähigkeit und Qualifikation, der Digitalisierung von Dokumenten und der Optimierung der stattfindenden Arbeitsabläufe insgesamt. Sie haben in Bezug auf die Durchführung des Bewerbungsverfahrens eine Obliegenheit, die Verarbeitung Ihrer Daten durch uns zu ermöglichen. Im Falle der Nichtbereitstellung drohen Ihnen rechtliche Nachteile wie die Nichtberücksichtigung Ihrer Bewerbung.
Die Zulässigkeit der Verarbeitung kann sich in Einzelfällen nach Art. 6 Abs. 1 a) DS-GVO richten (Einwilligung). In Bezug auf die Verarbeitung von Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 a) DS-GVO haben Sie keine Verpflichtung zur Bereitstellung. Ihnen entstehen durch die Nichtbereitstellung keine Nachteile.
Die Angabe von besonderen Kategorien personenbezogener Daten wie beispielsweise der rassischen oder ethnischen Herkunft, der Angabe von religiösen oder weltanschaulichen Überzeugungen oder auch Gesundheitsdaten werden von uns im Rahmen des Bewerbungsverfahrens nicht gefordert. Sollten solche Angaben dennoch gemacht werden, geschieht dies auf freiwilliger Basis und hat keine Auswirkungen auf die Auswahlentscheidung.
Die Zulässigkeit dieser Verarbeitung richtet sich nach § 26 Abs. 3 BDSG (neu), wonach die Verarbeitung zulässig ist, wenn sie zur Ausübung von Rechten oder zur Erfüllung rechtlicher Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erforderlich ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass das schutzwürdige Interesse der betroffenen Person an dem Ausschluss der Verarbeitung überwiegt.
2.2
Um auch ortsunabhängig Bewerbungs- und Einstellungsgespräche mit Ihnen durchführen zu können, verwenden wir ferner verschiedene Meeting-Softwareprodukte. Hierbei haben wir uns konkret für den Einsatz von Microsoft Teams und GoToMeeting entschieden.
Wir verarbeiten dabei Ihre personenbezogenen Daten, um eine vereinfachte und unkomplizierte Kommunikation zwischen unseren Mitarbeitern und Ihnen durch die Übertragung von Meetings in Echtzeit und den unmittelbaren Austausch im Chat zu ermöglichen sowie um eine erleichterte und effizientere, flexiblere und orts- und zeitunabhängige Durchführung von Bewerbungsgesprächen durchführen zu können.
Um an einem Meeting mit GoToMeeting teilzunehmen zu können, müssen Sie kein eigenes Nutzerkonto anlegen. Es genügt, wenn Sie sich über einen Einladungs-Link, den Sie von uns per E-Mail erhalten, zum Meeting dazu schalten. Dafür benötigen wir zwingend Ihre E-Mail-Adresse und Ihren Namen, damit wir Sie als berechtigten Teilnehmer identifizieren können. Zur Teilnahme an einem Meeting mit Microsoft Teams erhalten Sie von uns einen Gast-Zugriff, wenn Sie kein eigenes Microsoft-Konto haben. In einer E-Mail erhalten Sie von uns den Einladungs-Link zum Zugriff auf Microsoft Teams. Dafür benötigen wir zwingend Ihre E-Mail-Adresse und Ihren Namen, damit wir Sie als berechtigten Gast identifizieren können.
Während der Teilnahme an einem Online-Meeting werden außerdem diverse Metadaten (z. B. IP-Adresse, Geräte-/Hardware-Informationen), Verbindungsdaten (z. B. Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit) bzw. Diagnosedaten und Inhaltsdaten (z. B. Audio, Video) verarbeitet. Bei den Meta- und Verbindungsdaten handelt es sich um Informationen, die bei der Nutzung von GoToMeeting notwendigerweise anfallen. Andernfalls kann keine Verbindung zu Ihnen und den verwendeten Endgeräten hergestellt werden.
Bei Microsoft Teams werden während einem Meeting Diagnosedaten verarbeitet. Diese enthalten eine von Microsoft eindeutig generierte ID, mit der die Daten einem Benutzer eindeutig zugeordnet werden (z. B. Client-ID, User-ID, Dauer der Nutzung des Dienstes, Event-ID, Programmsprache). Diese Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet: (1) Bereitstellung und Verbesserung des Dienstes, (2) Aktualisierung des Dienstes und (3) Sicherheit.
Welche Inhaltsdaten verarbeitet werden, können Sie selbst bestimmen. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst abschalten und die Verarbeitung auf diese Weise unterbinden. Die Nutzung der Chat-Funktion erfolgt ebenfalls auf freiwilliger Basis. Sofern Sie selbst ein Nutzerkonto bei GoToMeeting oder Microsoft Teams angelegt haben, gelten ergänzend die Datenschutzinformationen der LogMeIn Ireland Limited und der Microsoft Corporation.
Die Zulässigkeit der Verarbeitung richtet sich nach § 26 Abs. 1 DS-GVO bzw. soweit die Verarbeitung für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses nicht erforderlich ist, nach Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO (berechtigtes Interesse). Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, Bewerbungs- und Einstellungsgespräche auch ortsunabhängig mit Ihnen durchführen zu können, wenn Präsenztermine aus verschiedenen Gründen nicht möglich sind oder Sie ansonsten eine lange Anreise auf sich nehmen müssten.
Die Durchführung von Gesprächen als Online-Meeting ist also in vielen Fällen kostengünstiger und effizienter. Die Kommunikation und Zusammenarbeit wird erleichtert und dürfte damit auch in Ihrem Interesse liegen.
Um an einem Meeting mit GoToMeeting und Microsoft Teams teilzunehmen sind neben Ihrem Namen und Ihrer E-Mail-Adresse außerdem Meta- und Verbindungsdaten zwingend erforderlich. Die Diagnosedaten bei Microsoft sind zwingend erforderlich, damit der Dienst auf dem Gerät, auf dem es angewendet wird, sicher und auf dem neuesten Stand ist und erwartungsgemäß funktioniert. Die Bereitstellung weiterer Daten ist freiwillig. Sie haben dann aber nicht die Möglichkeit, sich aktiv an dem Online-Meeting zu beteiligen, sodass ein Gespräch mit Ihnen faktisch nicht geführt werden kann.
2.3
Um mit Ihnen Termine abzustimmen, nutzen wir das Tool „DFNTerminplaner“ vom Verein zur Förderung eines Deutschen Forschungsnetzes e.V., DFN-Geschäftsstelle Berlin, Alexanderplatz 1, 10178 Berlin. Wir verarbeiten dabei personenbezogene Daten von Ihnen, um Sie als Teilnehmer einer Terminumfrage zuordnen und identifizieren zu können. Soweit Sie Ihren Klarnamen angeben, wird dieser nur uns und nicht den anderen Teilnehmern der Terminumfrage angezeigt.
Sie sind nicht verpflichtet, Termine mittels Terminplaner-Tool mit uns abzustimmen. Sie können Termine auch auf andere Weise mit uns vereinbaren (z.B. telefonisch oder per E-Mail).
Die Zulässigkeit dieser Verarbeitung richtet sich nach Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO (berechtigtes Interesse). Unser berechtigtes Interesse liegt in der vereinfachten und unkomplizierten Möglichkeit, Termine zu vereinbaren.
Weitere Informationen zum Datenschutz bei der Nutzung des Terminplaner-Tools finden Sie beim Anbieter unter folgendem Link: https://www.dfn.de/datenschutz-terminplaner/.
2.4
Wir verwenden das Tool „Mentimeter“ von der Mentimeter AB, Tulegatan 11, SE-113 86 Stockholm (Schweden), um ortsunabhängig und live Abstimmungen und Umfragen mit Ihnen durchzuführen. Die konkreten Zwecke der Umfrage oder Abstimmung hängen immer von der jeweiligen Veranstaltung ab.
Sie müssen kein Benutzerkonto zur Teilnahme an einer Umfrage anlegen, sondern nur die Webseite von Mentimeter (www.menti.com) aufrufen oder die kostenlose App „Mentimeter“ downloaden und den von uns mitgeteilten Code eingeben. Alle Umfragen und Abstimmungen sind grundsätzlich vollkommen anonym. Das heißt, wir sehen nicht, welche Antworten von wem stammen. Es kommt aber auch immer darauf an, welche Informationen Sie selbst in einer Umfrage oder Abstimmung preisgeben.
Wir behalten uns vor, die per Umfrage oder Abstimmung erhobenen Daten, die auch personenbezogene Daten von Ihnen enthalten können, zur Auswertung der Ergebnisse weiterzuverarbeiten.
Die Bereitstellung Ihrer Daten durch die Teilnahme an einer Umfrage oder Abstimmung mit Mentimeter ist freiwillig.
Die Zulässigkeit dieser Datenverarbeitung richtet sich nach Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO (berechtigtes Interesse). Unser berechtigtes Interesse besteht darin, schnell, live, digital und ortsunabhängig Stimmungsbilder einzuholen und Umfragen durchzuführen.
Weitere Informationen zum Datenschutz bei Mentimeter finden Sie hier: https://www.mentimeter.com/privacy.
3. Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten
Ihre personenbezogenen Daten werden im Rahmen der Bearbeitung Ihrer Bewerbung an folgende Empfänger weitergegeben:
• Abteilungen und interne Stellen, die an der Ausführung der jeweiligen Geschäftsprozesse beteiligt sind (z.B. Personalverwaltung, IT-Abteilung, Geschäftsleitung)
• Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DS-GVO
• Vertragspartner (z.B. Banken im Falle einer Fahrtkostenerstattung)
• Öffentliche Stellen
Wir beabsichtigen nicht, Ihre personenbezogenen Daten an ein Drittland außerhalb der EU oder des EWR zu übermitteln. Die Microsoft Corporation und die LogMeIn Ireland Limited sind allerdings Unternehmen mit Sitz in den USA bzw. Unternehmen, die Unterauftragsverarbeiter mit Sitz in den USA einsetzen. Die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Betreiber an die Microsoft Corporation und die LogMeIn Ireland Limited erfolgt unter Verwendung von Standarddatenschutzklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 c) DS-GVO, die von der Europäischen Kommission nach Art. 93 Abs. 2 DS-GVO erlassen wurden. Informationen zu den Standardvertragsklauseln können Sie auf der Webseite der Europäischen Kommission abrufen (https://ec.europa.eu/info/index_de).
Weitere Informationen zum Datenschutz bei der Microsoft Corporation finden Sie hier und zum Datenschutz bei der LogMeIn Ireland Limited hier.
4. Dauer der Speicherung
Die erstmalige Speicherung Ihrer Daten erfolgt mit Eingang der Bewerbung. Die Dauer richtet sich in erster Linie nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten sowie nach unserem berechtigten Interesse an einer weiteren Aufbewahrung. Ihre Bewerbungsunterlagen und Daten werden nach erfolgter Ablehnung 6 Monate aufbewahrt, es sei denn, Sie haben eine Einwilligung für eine längere Aufbewahrung erteilt.
Eine längere Aufbewahrung kann sich im Einzelfall ergeben, wenn wir hieran ein berechtigtes Interesse haben und Ihre schutzwürdigen Interessen nicht entgegenstehen.
Die mit GoToMeeting und Microsoft Teams verarbeiteten Inhaltsdaten werden nicht aufgezeichnet und auch nicht gespeichert.
Soweit Microsoft Teams eingesetzt wird, erfolgt die erstmalige Speicherung Ihrer Daten mit Erstellung des Gast-Zugriffs bei Microsoft. Die Dauer richtet sich in erster Linie nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten in Bezug auf bestimmte Dokumente und Vorgänge sowie nach unserem berechtigten Interesse. Ihr persönlicher Gast-Zugang und dessen Inhalt wird von uns nach Ende des Gesprächs deaktiviert, soweit nicht die Durchführung eines weiteren Gesprächs beabsichtigt ist. Hiernach bewahrt die Microsoft Corporation selbst die Daten für einen gewissen Zeitraum auf. Diese Aufbewahrungszeiten können unter der folgenden URL eingesehen werden: www.docs.microsoft.com/de-de/office365/enterprise/office-365-data-retention-deletion-and-destruction-overview.
Beim Einsatz von GoToMeeting werden Ihre Daten mit erstmaliger Einrichtung der Teilnahme an einem Online-Meeting gespeichert. Die Dauer der Speicherung Ihrer Daten richtet sich in erster Linie nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten in Bezug auf bestimmte Dokumente und Vorgänge sowie nach unserem berechtigten Interesse. Nach Beendigung des Meetings wird Ihr Zugang automatisch deaktiviert. Hiernach löscht oder anonymisiert die LogMeIn Ireland Limited Ihr Konto spätestens 2 Jahre nach Kündigung des Dienstes, dessen Auslaufen oder der Nichtnutzung. Die Aufbewahrungszeiten können im Einzelnen unter der folgenden URL eingesehen werden: https://logmeincdn.azureedge.net/legal/gdpr-v2/GoToServices_SPOC_Feb2020.pdf (Abschnitt Ziffer 5.5).
Die personenbezogenen Daten, die bei der Nutzung vom DFNTerminplaner verarbeitet wurden, werden durch den Anbieter 60 Tage nach dem von uns festgelegten Ende der Abstimmung endgültig gelöscht.
Die Umfrage- und Abstimmungsergebnisse beim Einsatz von Mentimeter bewahren wir so lange auf, wie es für die konkret verfolgten Zwecke erforderlich ist. Informationen zu der Speicherdauer Ihrer Daten bei Mentimeter finden Sie hier: https://www.mentimeter.com/privacy.
5. Betroffenenrechte
Sie haben ein Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO), Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), Löschung (Art. 17 DS-GVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) sowie auf Datenübertragung (Art. 20 DS-GVO). Wir bemühen uns, Anfragen zügig zu bearbeiten.
Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO verarbeitet werden, haben Sie ein Widerspruchsrecht, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.
6. Widerruflichkeit der Einwilligung
Eine etwa erteilte Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten kann jederzeit widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung auf Grundlage der Einwilligung bis zum Widerruf bleibt unberührt.
7. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich an eine Aufsichtsbehörde zu wenden (77 DS-GVO).
